Veranstaltungsteilnehmer und ihre Erwartungen

Veranstaltungen haben Zielgruppen, die von einer guten Organisation berücksichtigt werden. Wenn die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe ausreichend groß sind, eine Teilnahme in Erwägung zu ziehen, melden sie sich auch an. Das ist das Kalkül der Veranstalter. Jetzt kommt es darauf an, mit den Planungen die Bedürfnisse und Wünsche zu treffen, sie zu erfüllen oder gar darüber hinauszugehen.

Meistens werden die Inhalte der Veranstaltung und die angenommenen Wünsche der Teilnehmer tatsächlich aufeinander abgestimmt. Eine andere, aber schon etwas weniger oft anzutreffende Variante der Planung ist, Zugpferde für die Veranstaltung zu planen. Man versucht die Koryphäe für eine Keynote zur Organisationsentwicklung zu gewinnen, man „gewinnt“ einen sich einen Politiker für das Grußwort, weil eine politische Zelebrität immer auf die Qualität der Veranstaltung abfärbt, oder man holt einen thematisch einschlägigen Komiker, weil er als unterhaltsam gilt.

In einem viel geringeren Maße als die inhaltlichen Pläne stimmt man die Veranstaltungsformen und – methoden auf die Erwartungen und Bedürfnisse  Teilnehmerinnen und Teilnehmer ab. In diese Überlegung fallen dann meistens die Großgruppenmethoden wie das „World Café“ oder ein „Barcamp“. Zwei Gründe rücken die Methode in den planerischen Fokus: es gibt das Marketing-Argument, etwas Auffälliges zu bieten und damit Aufmerksamkeit zu erregen. Oder man erhofft einen besonderen Effekt, z.B. eine Sammlung von Beiträgen wie sie von einem guten World Café zu erwarten sind.

Wenn wir die Varianten der Planung auf einen Nenner bringen, werden die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmenden schon berücksichtigt. Was aber meistens nicht berücksichtigt wird, ist deren Wunsch und die Bereitschaft sich zu engagieren und aktiv zu werden. Anders gesagt: in vielen Veranstaltungen existiert kein Blick dafür, dass die Teilnehmer vielleicht mitmachen und sich engagieren wollen, dass sie möglicherweise aktiver sein wollen, als nur dabei zu sein, gelegentlich einen Diskussionsbeitrag zu liefern und die Pausen mit einem Kaffee in der Hand plaudernd am Bistrotisch zu verbringen.

Was die Mitwirkung der Teilnehmer betrifft, sind die meisten Veranstaltungen an Phantasielosigkeit nicht zu überbieten. Von der Größe der Teilnehmerzahl ist das weitgehend unabhängig. Auch wenn große Plenumsveranstaltungen sich in kleine Workshops aufteilen, wiederholt sich das bekannte Muster. Eine Person trägt vor, die anderen sitzen und lauschen. Vielleicht fallen aufgrund der kleineren Personenzahl die Wortmeldungen leichter und werden dadurch häufiger und ein weiterer Unterschied mag sein, dass das Publikum im Workshop manchmal in einem Kreis sitzt. Auch das muss leider gesagt werden: meistens sind die Veranstaltungsräume gar nicht auf Aktivität angelegt.

Das inszenierte Phänomen der Teilnehmer-Passivität in Veranstaltungen ist natürlich eine Unterstellung, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer hätten kein Interesse an Aktivitäten und kein Bedürfnis, mitzumachen. Diese Unterstellung geht an den Wünschen der Teilnehmer vorbei und an den Möglichkeiten, eine spannende und kreative Veranstaltung zu erleben.

Ich kehre die Unterstellung um, weil nämlich Teilnehmerinnen und Teilnehmern aktiv werden und sich engagieren wollen. Natürlich will ich nicht allen Teilnehmenden ein gleich großes Bedürfnis nach Aktivität unterstellen und auch keine gleich große Bereitschaft, sich zu engagieren. Es sind vier Ebenen des Mitmachens zu unterscheiden.

Die aktiv Passiven

Da sind zunächst die Teilnehmer, die bei der Veranstaltung nur dabei sein möchten, die zuhören, mit- und nachdenken, den Fragebogen zur Evaluation ausfüllen, in den Pausen in den Materialien an den Ausstellertischen blättern, die ihr Engagement zugleich aber bewusst auf gelegentliche Notizen beschränken wollen. Diese Gruppe entspricht noch am ehesten dem Bild, das viele Veranstalter von den Bedürfnissen und Aktivitäten der Teilnehmer haben. Um ein kleines Paradox aufzubauen, kann man sagen, diese Gruppe verhält sich aktiv passiv, sie will aufnehmen und geht Aufforderungen zur Aktivität aus dem Weg.

Wenn ich in meinen Veranstaltungen eine Gruppenübung mache, erkenne ich die aktiv Passiven sofort. Sie stehen als letzte von den Plätzen auf und schauen möglichst unbeteiligt, sie machen mit, weil sie den Gruppendruck als unausweichlich erleben, und lieber mitmachen als aufzufallen. Am liebsten aber machten sie nicht mit.

Die Aktiven

Die Gruppe auf der nächsten Ebene der Aktivität sieht und handhabt das deutlich anders. Auf meine Aufforderungen und Bitte hin machen sie mit, sie nehmen gern an Partnerübungen teil und vertiefen gleich dabei ihre Kontakte zu den Nachbarn. Wenn es sich zum Beispiel um Lockerungsübungen im Suppenkoma handelt, freuen sie sich über die Abwechslung und geben ein freundliches Feedback mit Blicken, Gesten und Worten. Sie diskutieren bei Murmelgruppen mit und nehmen den Arbeitsauftrag ernst.

Diese Gruppe will sich nicht nur kognitiv und intellektuell auf die Veranstaltung einlassen, sondern auch emotional. Sie will die Veranstaltung nicht nur wissen, sondern auch erfahren und erleben. Wenn man den Erlebnis-Wunsch mit hochgezogenen Augenbrauen betrachtet, kann man der Gruppe nachsagen, sie wolle ihren Spaß. Der aber bleibt in den Grenzen der Aktivität, die ich als Moderator vorgebe. Von meinen Vorgaben abzuweichen, oder sie gar zu ignorieren und was anderes zu tun, kommt für diese Gruppe nicht in Frage. Der Spaß soll schließlich nicht in Arbeit ausarten.

Die Mitarbeiter

Genau das aber – zu arbeiten – kann bei der nächsten Gruppe durchaus der Fall sein. Hier treffen wir auf Menschen, die bei einer Open-Space-Session die Diskussion in Gang halten, die beim Worldcafé mit einem Stift in der Hand auf Beispiele und Konkretisierungen drängen. Sie tragen das Ergebnis der Gruppenarbeit im Plenum vor und stimmen sich über die Reihenfolge des Vortrags mit den anderen Gruppen ab. Meinen Vorgaben wird ziemlich genau entsprochen und wenn einmal eine Zeitüberschreitung in einer Murmelgruppe vorkommt, entschuldigt diese Gruppe sich wegen einer angeregten Diskussion – für die sie nicht zum wenigsten mit verantwortlich war. Kurz: wir haben es hier mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu tun, die von der Veranstaltung Ergebnisse erwarten und bereit sind, dafür Energie auf zuwenden und mitzuarbeiten.

Die Wilden

Aus dieser Gruppe erwächst im Laufe der Veranstaltung die Gruppe mit dem höchsten Level der Aktivität – eine Gruppe, die ich die kreativen Gestalter oder die Wilden nenne. Mit ihr kann man oft fruchtbare und produktive Diskussionen über die Themen und sogar die Methode der Veranstaltung erleben. Sie testen nicht selten die Grenzen der Veranstaltung aus und machen nicht immer, was die Regie ihnen als Aufgabe zugedacht hat. Steht eine Entscheidung an, wählen sie gern, was im Sinne ihres Ziel oder erwarteten Ergebnisses am sinnvollsten erscheint, auch wenn es vom geplanten Verlauf abweicht. Dadurch wird eine Veranstaltung nicht selten turbulent. Auch wenn ich als Moderator die Wilden nicht selten als fordernd und sogar herausfordernd erlebe, sind sie doch das Salz in der Suppe.

Sie fragen jetzt bestimmt nach dem Größenverhältnis der vier Gruppen. Mit Sicherheit kann ich aus meinen Erfahrungen sagen, dass die vierte Gruppe, die Wilden, am kleinsten ist. Es sind vielleicht zehn Prozent der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, vielleicht sogar weniger, aber es sind die lautesten zehn Prozent. Die anderen drei Gruppen sind ungefähr gleich groß, wobei die Gruppe der aktiv Passiven vielleicht etwas größer ist als die beiden anderen.

Auf jeden Fall ist eine erfolgreiche Veranstaltung so angelegt, dass alle vier Gruppen die Möglichkeit haben, ihr Bedürfnisse und Wünsche zu erfüllen, dass niemand sich gezwungen fühlt, zu tun, was er nicht will, jeder aber die Möglichkeit hat, möglichst viel von dem zu tun, weswegen er gekommen ist.

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